Um fornecedor mal escolhido pode acabar com seu Evento (Parte I)

Na Virada Cultural de maio de 2006, fui escalado para produzir o evento de Hip Hop que aconteceu no Largo São Bento em frente ao Mosteiro, na região central da cidade, berço do Hip Hop nacional. O evento iniciaria às 20 horas do sábado terminando às 3 horas da madrugada seguinte.

No início tudo estava bem planejado, quando o evento chegou a minhas mãos, quase todo o equipamento estava definido. Eu só precisava confirmar com os fornecedores os horários de montagem. Tive uma reunião in locco com o coordenador geral da Virada para definirmos o lugar ideal para a montagem do palco. Ele gostou da minha idéia - em frente ao centro do mosteiro virado para o Viaduto Santa Ifigênia para: atrair o público vindo daquela região, virar o som para o lado contrário do mosteiro evitando perturbar de mais os monges e deixar livre a saída de carros do mosteiro, além de ficar fotogênico - um palco com o mosteiro no fundo.

Excepcionalmente neste evento, foram escalados para me ajudar, uma assistente de produção, que estudava eventos, trabalhava com eventos hoteleiros, não tinha experiência em shows, porém possuía boa vontade para trabalhar, e um diretor de palco, que já tinha trabalhado na Virada anterior como produtor.

Três dias antes do evento, quando eles se apresentaram, passei a manhã no hospital acompanhando meu pai em uma pequena cirurgia. Minha equipe se apresentou a mim pelo telefone e já marcamos uma reunião com o responsável do mosteiro no período da tarde para definirmos como seria a possível circulação dos carros do mosteiro e a perturbação sonora para os monges residentes no local. O diretor de palco não chegou a tempo e apenas eu e minha assistente nos reunimos com o responsável do mosteiro. Informamos como ocorreria o show, seus horários e estrutura e conseguimos autorização para realizar parte da montagem dentro de sua área cercada, no calçadão.

De volta ao escritório, tínhamos os dois dias subseqüentes para organizar os horários de montagem, separar o material que tínhamos que levar, definir a quantidade de alimentação e água necessárias para a equipe, além de verificar os riders técnicos das bandas.

Para que tudo ocorresse bem, montamos uma pasta com os riders técnicos dos grupos, os cadernos técnicos dos equipamentos contratados e algumas planilhas para nos auxiliar durante o evento:

• Uma tabela de horários dos fornecedores - para visualizarmos durante a correria quais deles deveriam estar presentes num horário qualquer e com quais deveríamos entrar em contato em caso de atraso;
• Um check list - para não esquecer de nenhum dos inúmeros itens que deveriam estar presentes no evento;
• Uma tabela de contato dos fornecedores;

Tudo acertado nestes dois dias. Cronograma planejado, fornecedores agendados, entrega de material combinada, enfim, tudo organizado para que nada fugisse ao controle. Marcamos a chegada do primeiro fornecedor às 15 horas.

Continua...