Na Era da Informática

Softwares interessantes ao conhecimento de um Produtor de Eventos

Como em qualquer profissão, atualmente há uma gama de softwares dos mais básicos aos mais sofisticados que auxiliam a produção de um evento, da concepção ao encerramento. Abaixo vou falar daqueles que na minha opinião são os mais importantes e um bom produtor de eventos deve saber usar, pelo menos seus recursos básicos para se destacar no mercado:

Os programas do Pacote Office da Microsoft foram projetados para atender as necessidades de qualquer tipo de escritório, portanto são os mais utilizados. São programas como o Outlook que funciona como uma agenda e envia, recebe e armazena mensagens eletrônicas (e-mails) e o Word que permite ao usuário redigir textos, extremamente utilizados para redigir documentos. No Excel você pode criar gráficos, tabelas e planilhas para cálculos, importantes para formação de custos em eventos, e no Access criar um banco de dados que pode ser de fornecedores, mão de obra, clientes, entre outros. Quando bem utilizados estes programas proporcionam maior eficácia no trabalho e economia de tempo em assuntos administrativos.

O Power Point, também pertencente ao Pacote Office, permite a criação de apresentações em slides utilizadas para em reuniões e apresentações ao público. Porém, pode ser substituído ou complementado pelo Flash da Adobe, que permite a criação de animações e apresentações com interação e por programas de edição de vídeos com o Adobe Premier, que possibilitam ao usuário, criar ou editar vídeos a partir de imagens gravadas, fotos e textos, com comandos simples acessíveis a qualquer amador.

A utilização dos programas Corel Draw e de um editor de fotos como o Adobe Photoshop é imortante para trabalhar com a comunicação visual de um evento. Um produtor não precisa saber usar perfeitamente um programa destes. Profissionais são contratados especificamente para desenvolver a comunicação e este é um trabalho que requer tempo e prática. Por outro lado, tendo noções de utilização, o produtor é capaz de fazer alterações simples nos trabalhos, ao invés de reenviá-lo a quem o desenvolveu, economizando tempo e recursos, além de aumentar sua capacidade de criação por saber o que o programa é capaz de produzir. Diversos tutoriais estão disponíveis na Internet para ensinar a produzir os mais diversos efeitos em Photoshop, para melhorar suas fotos e imagens, sendo assim não é necessário fazer um curso para utilizá-lo.

Além da criação de comunicação visual, o Corel é utilizado por algumas pessoas para criação de Plantas de eventos. O programa específico mais utilizado por arquitetos e engenheiros civis, o AutoCAD, tem um custo superior e maior complexidade no uso. O 3ds Max, permite a criação de desenhos em 3 dimensões e são excelentes para apresentações de projetos de eventos, pois possibilita a visualização do projeto antes de ser colocado em prática. Por também ser desenvolvido pelo grupo Autodesk, ele permite ao usuário importar arquivos de plantas em AutoCAD e a partir destes cria o desenho em 3D.

Para projetar eventos em áreas abertas, o programa Google Earth, possibilita aos usuários medir distâncias e áreas, além de fornecer as coordenadas de latitude e longitude dos locais, que podem ser importantes quando são administrados eventos concomitantes em locais diferentes ou em locais ermos.

Alguns softwares auxiliam também no gerenciamento de projetos, com elaboração de metas, relatórios do andamento do grupo, agendas e gráficos que permitem uma visualização dos prazos e recursos reais em relação ao planejado, como é o caso do MS Project. Para utilizar estes programas, o produtor deve fazer um curso de utilização, além de possuir conhecimento sobre gestão de projetos.

Há softwares também de simulação de iluminação e de produção musical que criam um diferencial no currículo do produtor, mas não são tão importantes quanto os anteriormente citados. Muitos outros softwares são criados todos os anos e tornam-se ferramentas imprescindíveis no mercado competitivo. Cabe ao produtor aprender a utilizá-las para aumentar sua eficácia e não ficar para trás da concorrência.