Mayday, Mayday... Falha na comunicação!

Depois de um longo tempo sem escrever, estou de volta! Peço desculpas aos que costumam acompanhar minhas histórias... Nesses últimos meses o trabalho me deixou exausto e o tempo era escasso. Apesar da coincidência, o título deste post não é sobre minha demora, e sim sobre uma falha no planejamento de um evento.

Este ano, como todos os outros, no início de fevereiro ocorreram em São Paulo os desfiles das escolas de samba do Carnaval durante seis dias (e não três como a maioria das pessoas pensa). Trata-se de um evento de alta complexidade que envolve equipes de diversos órgãos e entidades. São mais de duas mil pessoas envolvidas na organização entre: produtores, montadores, equipe de limpeza, seguranças particulares, PM, GCM, fiscalizadores de comércio ambulante da prefeitura, CET, engenheiros, líderes de escolas de samba, e outros profissionais.
Este ano coordenei a montagem da infra-estrutura do Pólo Cultural, dividindo a responsabilidade com um colega. Foi meu primeiro ano de sambódromo e o terceiro dele. Ajudamos em detalhes do planejamento e coordenamos a chegada e montagem dos fornecedores, com exceção das montagens da Liga Independente das Escolas de Samba que teve uma equipe exclusiva por sua grande demanda de necessidades.

Para cuidar dos mais de 350 mil metros quadrados de área de evento, não seria possível trabalharmos em duas pessoas e resolver todos os problemas. Para isso foram contratados mais de 30 produtores que coordenaram equipes de monitores e de controladores de acesso. Os produtores trabalharam espalhados pelos setores de público, nos estacionamentos, acessos e outros eram coringas e andavam por todo o evento.

O começo do trabalho dos produtores foi na semana do carnaval, para ajudar na montagem. Tudo pronto para começarem, produtores briefados e treinados um dia antes do início do serviço. Pedimos para que estes chegassem mais tarde, pois sabiamos que no começo do dia seria difícil passar as tarefas para cada um, com a correria em que estávamos. Os produtores chegaram depois do horário de “almoço” (a dois dias do evento quem consegue parar para almoçar? ) enquanto meu parceiro e eu, estávamos correndo para cá e para lá. Vez em quando pediamos ajuda com uma missão pontual a um ou outro produtor, mas não conseguiamos posicionar a equipe como um todo. Ainda não tinhamos distribuido os produtores de acordo com cada função, queriamos ver o perfil de cada um antes de fazer esta escolha. Quando decidimos parar para fazer uma prévia distribuição que percebemos uma grande falha no planejamento. Tinhamos 20 produtores para nos auxiliar diretamente, mas não fora providenciado qualquer meio de comunicação para eles. Do que adianta ter uma lista de telefones se não há um aparelho para ligar. Não poderiamos pedir para que cada um ligasse de seu celular, mesmo porque muitos não teriam créditos, apesar de muitos deles ignorarem e utilizarem seus telefones. Rádios Nextel não foram previstos, tampouco rádios HT*. Estes chegariam apenas no dia do evento, algumas horas antes do início.

Por sorte, três dos produtores possuiam aparelhos Nextel, que não gastam créditos para falar conosco pelo rádio. Estes nos ajudaram bastante, e os outros tiveram que pegar uma função de cada vez e conseguir cumpri-la até o final. Alguns tiveram que apelar para nossos meios de transporte (motos e carrinhos de golfe) para correr atrás de quem precisavam ou para ir a sala telefonar. Tentamos deixar alguém na base para fazer as ligações para os outros usando o telefone fixo da empresa, mas esta tática não funcionou. Era muito demorado e complicado, a informação se perdia e algumas vezes causou mais transtorno do que ajudou.
No primeiro dia de evento finalmente chegaram os rádios HT. Os produtores não conseguiam falar com todos os fornecedores, mas com nossa equipe e os serviços de manutenção e segurança sim. Os que não conseguiam passavam para alguém com Nextel a tarefa da comunicação externa, ou para outro produtor localizado em um setor próximo a base ou a um responsável do fornecedor.

Aos trancos e barrancos o evento rolou. Como sempre se faz em eventos, tiramos leite de pedra. Desta experiência tiramos uma grande lição: Mais vale um produtor com um nextel, do que 10 fazendo sinal de fumaça! Se você é um freelancer, compre um Nextel! Quem lhe contratar certamente ficará grato.

*Os rádios HT permitem comunicação em grupo. Quando um fala em determinada freqüência, todos que estão sintonizados nelas escutam a conversa, diferente dos rádios Nextel em que as ligações são individuais.